Boekhouden in Excel: wat zijn de nadelen van gratis?
Boekhoudprogramma in Excel: gratis en gemakkelijk, want u heeft zelf de touwtjes in handen. Toch? Dat klopt, maar toch kleven er een paar belangrijke nadelen aan. Excel is beschikbaar binnen ieder Office-pakket en is daardoor ‘gratis’ beschikbaar. Hier staat tegenover dat de software er in eerste instantie niet voor ontworpen is. Waardoor er relatief veel tijd gaat zitten in de administratie. En het nog maar de vraag is of het gratis boekhouden in Excel daadwerkelijk niets kost.
Tip: 15 maanden gratis online boekhouden? Dat kan met
Gratis boekhouden in Excel
Veel ondernemers zoeken tijdens de start van hun onderneming naar mogelijkheden om kosten te besparen. Immers, dan blijft er meer over om te investeren en snel door te groeien. Het gratis boekhouden in Excel lijkt dan een uitstekende keuze.
Het is niet nodig om een boekhoudprogramma aan te schaffen of daar maandelijks voor te betalen. En met een sjabloon voor de administratie staat er hier en daar al wat informatie ingevuld. Het is voldoende om de facturen aan te maken, de betalingen te controleren en die te koppelen aan de omzet die er is geboekt. Tenminste, daarnaast is het belangrijk om ook de inkoopfacturen te verwerken, de balans op te maken en er bij eventuele voorraad voor te zorgen dat die netjes op de balans komt te staan.
Het geeft goed aan dat er bij gratis boekhouden in Excel al snel meer komt kijken dan veel ondernemers denken. En dat is niet erg, zolang daar maar niet teveel tijd in gaat zitten. De meeste ondernemers die jaarlijks meer dan 15 facturen maken stappen liever over naar een online boekhoudprogramma. Ze ontdoen zich op die manier van de nadelen die het boekhouden in Excel met zich meebrengt.
Nadelen van Excel
Want, wat zijn die nadelen van boekhouden in Excel? Het heeft vooral te maken met de tijd die erin gaat zitten, in combinatie met de beperkte mogelijkheden die u heeft. De administratie kost gemakkelijk 1 - 2 uur per week. Op jaarbasis betekent dat een ‘kostenpost’ van zo’n 75 uur. Stel dat u een uurtarief berekent van €50, dan kost de boekhouding u dus eigenlijk €3.750, of €312,50 in de maand.
En vergelijk dat met een online boekhoudprogramma, in de cloud. Slimme functionaliteiten helpen sneller facturen te maken, een koppeling met de bank te gebruiken en automatisch een balans te laten opstellen. Waardoor de administratie nog een half uur per week kost. Dat betekent 25 uur per jaar, dus een besparing van €2.500 per jaar of ruim €208 in de maand. Waardoor er voldoende overblijft om de kosten voor een boekhoudprogramma in de cloud te voldoen.
Daarnaast werkt het boekhouden in Excel fouten in de hand, vanwege de vele handmatige bewerkingen. En dat kost aan het eind van het jaar opnieuw veel tijd, om de oplossing te kunnen vinden. Een beter alternatief zijn de boekhoudprogramma’s die er beschikbaar zijn. Vergelijk ze online, om daar op je gemak een keuze uit te maken.